Важные правила общения с чиновником. Звонок от Андрея
Если вы хотите добиться чего-то от чиновника, нужно не мешать ему, а помогать решить ваш вопрос, часто даже заставлять его это делать. Вам придётся выбрать тактику «холодного давления» и терпеливо добиваться желаемого от государственного человека. Важно понимать мотивацию чиновника. Это, во-первых, соблюдение всех нормативно-правовых актов, а во-вторых - страх перед вышестоящим руководством. Это две больные мозоли, на которые нужно давить, чтобы получить результат. Вы наверняка замечали, что чиновники говорят обезличенными конструкциями: «необходимо сделать», «важно понимать», «будет исполнено» - и никогда не называют точных дат, чисел, времени, боятся конкретики. Никто не хочет брать ответственность на себя, поэтому вам предстоит стоять на своём и добиваться не просто обещаний из серии «вопрос будет решён», а бумаги с указанием точных сроков и ответственного за исполнение предписания.
Любая бумага
- это документ
, на который чиновник должен реагировать. Право обращения в государственные органы и органы местного самоуправления и порядок рассмотрения обращений зафиксированы в Конституции .
Все ваши просьбы должны быть оформлены письменно. Желательно составлять их вместе с юристом, чтобы не было возможности отклонить бумагу из-за неверного оформления. П
одкрепляйте свои просьбы ссылкой на закон №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». В частности, на статью 12, где сказано: «Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения».
|
|
Следите за тем , что вам говорят. Не давайте чиновнику менять тему разговора или переводить стрелки - это любимый приём. Если вы обращались в письменном виде, то при запросе ответа говорите: «Посмотрите письмо исх. № *** на ваш входящий *** » . Это облегчит общение и покажет вашу грамотность.
Не просите денег. Если вашему проекту требуется помощь, опишите максимально подробно его социальную значимость, общественный интерес, который представляет ваш проект или услуга, и попросите «оказать содействие в реализации». Доказать социальную значимость проекта можно, ссылаясь на региональные инвестпрограммы - по развитию инноваций, увеличению доли малого и среднего бизнеса, фермерскому хозяйству и тому подобным. Найти их довольно просто в интернете на сайтах самих ведомств. В нормативно-правовых актах, сопровождающих тексты программ, есть планы развития отрасли, из которых становится ясно, что может сделать предприниматель. На эти пункты и нужно ссылаться, презентуя свой проект. В регионах такие программы есть по каждому направлению - экономика, здравоохранение, образование. Чиновники м огут помочь с заявкой на получение субсидии или гранта в их рамках и включить «зелёный свет» для реализации проекта.
|
|
Если хотите пригласить чиновника на вечеринку или деловую встречу, знайте, что они ходят на мероприятия, которые считают актуальными для государства. К примеру, придут на «встречу предпринимателей/бизнес-кружок», потому что сегодня поддержка малого бизнеса - тренд. В тренде и государственно-частное партнёрство.
Облегчить общение с сильными мира сего вам помогут следующие . Только умея правильно разговаривать с чиновниками руководитель компании может максимально выгодно использовать административный ресурс для развития своей компании. Некоторые могут этого достичь в короткие сроки, а у некоторых это вообще не получается. А все потому, что им не известны наши 5 советов как правильно общаться с чиновниками. Но мы открыты для всех, поэтому предлагаем вам ознакомиться с этими волшебными правилами и общаться с чиновниками продуктивно для себя.
1. Не уповайте на президента
Иногда, чтобы получить одобрение проекта бизнесмены апеллируют к последним указам президента. Мол, мои цели идеально дополняют и работают на курс правительства. На самом деле разговаривать с чиновниками в таком русле – глупо и неэффективно, так как сами они мало интересуются тем, насколько ваши цели совпадают с правительственными, так как их интересы при этом не учитываются. Тут необходимо использовать другие принципы, которые позволяют продуктивно общаться с чиновниками.
2. Демонстрируйте свою безопасность
Чиновник всегда относится к новому человеку с предубеждением – таковы особенности его профессии. Он должен почувствовать, что вы не несете опасности ни ему, ни его структуре. И не пытайтесь его «купить». Общаться с чиновниками надо на дружественной ноте, покажите ему свое понимание его положения и состояния. Разговаривать с чиновниками надо как с полноценными личностями. В конце концов, можно найти с ними общие точки интереса вне рабочих отношений.
3. Не подстраивайтесь
Не пытайтесь общаться с чиновниками в манере лести и угодничества. Это всегда настораживает и заставляет опасаться. Пытайтесь разговаривать с чиновниками искренне. Если видите, что человек лесть любит, можно его немножко умаслить, но не перегните палку.
4. Позаботьтесь о том, как выглядите в глазах охраны
Начинайте общаться с чиновниками до того, как с ними встретитесь. Пообщайтесь с его охраной, секретарем, другим окружением – они могут дать много ценной информации о начальнике. Также помните, что они наверняка передадут информацию о вас своему боссу. Воспользуйтесь этим, чтобы создать приятное впечатление. Такой информации больше доверия, чем той, которую вы говорите, общаясь с чиновниками с глазу на глаз.
5. Правило «трех гвоздей»
Помните, что если вы обратились к работнику госструктуры с просьбой, на этом ваше не ограничится. Даже если исполнение просьбы входит в круг его прямых обязанностей, далеко не гарантия, что он сразу бросится ее выполнять и сделает точно в срок. Как правило, общение с чиновниками требует неоднократного обращения с одним и тем же вопросом. Это не потому, что они все такие вредные. Поток заданий и документации, которые сваливают на них зачастую больше, чем он может физически обработать. Поэтому ради выживания им приходится фильтровать задания и просьбы, выполняя в первую очередь те, за которыми обращались уже неоднократно. Поэтому, чем чаще вы будете напоминать о себе, тем больше у вас шансов на продуктивное решение.
Эти 5 советов как правильно общаться с чиновниками должны помочь наладить с ними продуктивное сотрудничество и найти решение своей проблемы как можно быстрее.
Общаться с чиновникамиприходится каждому из нас. Получитьсправку, подать декларацию, оформитьдокумент или разрешение – да мало личто! Но чиновники не всегда выполняютсвои обязанности надлежащим образом.Кому-то просто лень напрягаться лишнийраз, другой ожидает от вас «большогочеловеческого спасибо», третий – всталне с той ноги.
Иногда кажется, чтобороться с этим невозможно, да ибессмысленно. Что единственный способрешения самого пустякового вопроса –это банальная взятка. Но есть и другойпуть: знание законов, уверенное отстаиваниесвоих прав и понимание механизма работыаппарата чиновников. Блогер shoemaker17 публикует рекомендации аналитика Владимира Поддубного.
Роман в письмах
«… А с бумажкой –человек!»
Победить бюрократическуюмашину можно только ее методами. Этамашина, прежде всего, бумагооборот.Устные просьбы к делу не пришьешь, незаверишь печатью. А вот бумага – этодокумент, на который чиновник обязанреагировать. Иначе он получит нагоняйот собственного начальника. Значит,нужно научиться писать заявления, жалобыи ходатайства. И подавать их туда, кудаследует.
Куда подавать документ
Многиесчитают, что любой документ надо подаватькак можно «выше». Но если у вас нетгорячей воды, жаловаться министрубессмысленно! Ваше заявление даже непопадет ему в руки – канцелярия всеравно «спустит» ее в ЖЭК. Только временипройдет гораздо больше.
Поэтомуадресуйте любой документ именно в тоторган, в компетенции которого находитсяваш вопрос.
Есть один прием, обычнозаставляющий бюрократическую машинушевелиться. Следует составить тризаявления: первый экземпляр направляетсяв нужное учреждение районного уровня,второй – в такое же учреждение городскогоуровня, третий – остается вас. Это нужноуказать в каждом документе примерно стакой формулировкой: «Жалоба составленав трех экземплярах, по одному длярайонного управления, городскогоуправления и для заявителя».
Учреждениегородского уровня «спустит» ваш документв районное подразделение, но если вашвопрос решаем, то на нем будет красоватьсянадпись вроде «Привести в исполнение».Районный чиновник будет уже рассматриватьего не как бумажку от маленького человека,а как прямую директиву начальства.Иногда подобной правильной припискибывает уже достаточно, чтобы чиновникзашевелился.
Помните: над каждымначальником есть другой начальник. Тот,кто пытался отделаться от вас пустойотговоркой, на самом деле, часто оченьбоится потерять свое место.
Какподавать документ
Первый вариант- заказное письмо с описью вложения.Оформляется в любом почтовом отделении.В таком случае письмо «не потеряется»и его зарегистрируют в книге входящихдокументов.
Второй вариант - личнаядоставка. Тут есть ряд нюансов. Придитев приемную нужного вам чиновника врабочее время. Обратитесь к секретарюс просьбой передать ваш документ своемуначальнику. По закону «Об обращенияхграждан» секретарь обязан:
Принятьдокумент
- зарегистрировать его вкниге входящих документов
- присвоитьему входящий порядковый номер изафиксировать этот номер на предоставленномдокументе
- заверить этот номер штампомна документе.
Также все эти манипуляциипо вашей просьбе секретарь долженпроделать и с вашим экземпляром. Благодаряэтому вы будете знать регистрационныйномер своего заявления и в любой моментсможете:
Позвонить в приемнуючиновника и по входящему номеру выяснить,на какой стадии находится решение вашеговопроса
- предоставить второй,равноправный экземпляр утерянногодокумента (даже в налоговой бываютпотопы, пожары и кражи со взломом).
Видыобращений граждан
Бюрократическаямашина различает три вида заявленийграждан, в зависимости от сути вопросаи того, чего он хотите добиться.
Жалоба
(укр. скарга)
– просьба об устраненииобстоятельства или о восстановлениисправедливости, связанная с нарушениемваших прав или законных интересов.Нормальным языком – обращаю вниманиеи жалуюсь.
Заявление (укр. заява) –подается с целью реализации права илизаконного интереса заявителя (например,заявление о приеме на работу). Нормальнымязыком – заявляю, что…
Ходатайство(укр. клопотання) – официальнаяпросьба о совершении какого-то действияили принятия решения. Нормальным языком– прошу сделать то-то или то-то.
Как составить обращение
1. Определите,куда и кому вы подаете ваш документ. Дляэтого достаточно перезвонить в учреждение,куда вы намерены отправлять обращение,и уточнить, в чьей компетенции находитсяваш вопрос (надо узнать фамилию,имя-отчество, правильное названиедолжности).
2. Составьте шапкуобращения
по такому алгоритму:
-кому (сначала должность, потом ФИО),
-от кого (гражданство, ФИО, адрес проживания,телефон).
Без этих сведений обращениесчитается анонимным и обязательномурассмотрению не подлежит.
В отдельныхслучаях нужно указывать паспортныеданные или индивидуальный налоговыйномер (например, при составлении обращенияв налоговую).
3. Определите, какойвид обращения вы пишете (заявление,ходатайство, жалоба) . Напишите этоназвание посередине страницы нижешапки.
4. Изложите суть вашегообращения – что случилось, когда,какие вы предпринимали действия длярешения вопроса (если предпринимали).Желательно придерживаться временнойпоследовательности, не перескакиватьс события на событие. Предложения должныбыть простыми и понятными. Описывайтефакты – даты, фамилии и т.д., а не вашиэмоции. Ваши части речи – существительныеи глаголы, а не прилагательные.
5. Напишите,чего именно вы хотите . Без этого пунктаваше обращение теряет смысл – на негочиновник сможет отреагировать так, какему будет удобно. Пишите не общие фразы(типа «прошу принять меры», «прошу решитьвопрос» или «прошу наказать виновных»),а выставляйте четкие требования(например, «прошу восстановить утерянныйдокумент», «прошу наложить административноевзыскание на такого-то и сообщить мнео нем в письменном виде»). Так чиновникубудет сложнее отделатьсяотговорками.
6. Указывайте четкиесроки, например : «Прошу сообщить мнеписьменно о результатах проверки поизложенным фактам в установленныйзаконом срок 14 дней». Если сомневаетесь,какой срок установлен законом в вашемслучае – смело пишите «в течение 30календарных дней». Это практически«потолок» для рассмотрения любогообращения. В качестве исключения изправил, срок может быть продлен до 45дней, но вы же не обязаны предвидеть,что ваш случай будет кем-то определенкак уникальный!
5. Подумайте, какимидокументами вы можете подтвердить фактнарушения ваших прав или ущерб , которыйбыл вам нанесен. Желательно, чтобы этобыли именно официальные документы, ане, скажем, фотографии или пленки. Тоесть, если вас залили соседи, то лучшеприложить акт из ЖЭКа, засвидетельствовавшегоэтот факт, а не фото плавающих по домупредметов. Сделайте копии этих документов(можно просто на ксероксе) и приложитек документу. В конце обращения сделайтеприписку «К (название документа)прилагаются ксерокопии таких документов(и названия документов в виде списка).Оригиналы предоставлю потребованию».
6. Завершите обращениеподписью . Писать «с надеждой навосстановление справедливости» иличто-то подобное совсем не обязательно.Вполне достаточно вежливого «с уважением,такой-то».
Помните: идеальный документзанимает не более 1 А4 страницы печатноготекста стандартного формата. Максимум– 2 страницы. Если есть возможность,наберите ваше обращение на компьютереи распечатайте его в трех экземплярах.Если это невозможно, напишите триабсолютно идентичных текста четким,понятным, аккуратным почерком безисправлений и помарок. И конечно,постарайтесь писать без ошибок – какграмматических, так и пунктуационных.
Свиданиевслепую
Иногда для решения вопросаприходится идти на прием к чиновникулично. Это, конечно, неприятно – их часыприема совпадают с рабочим временем,очереди… Чтобы хоть как-то облегчитьсебе жизнь, сэкономить силы и нервы,рекомендуем соблюдать несложныеправила.
Уточняйте простые вопросыпо телефону.
Не идите сразу на прием.Позвоните в приемную (номер телефонаможно узнать в горсправке или интернете)и уточните следующие вещи:
Ктоможет решить ваш вопрос – имя, фамилия,должность
- в каком кабинете, в какиедни и часы ведет прием нужный вам чиновник(можно также спросить, когда меньшеочередь – обычно секретарь это знает);запишитесь на удобное для вас время,если это возможно, по телефону
- какиедокументы стоит взять с собой, с какихдокументов нужно снять копии, сколькоэтих копий должно быть; нужно линотариально заверять эти копии илидостаточно ксерокопий
- понадобятсяли вам деньги для оплаты какого-тоналога, пошлины; на какой счет должнабыть проведена оплата и в каком объеме;в каком банке нужно оплатить, можно лиэто сделать до приема
- нужны ли вашифото, сколько их должно быть, какие кним требования.
Таким образом, высможете сэкономить, как минимум, одинпоход в нужное вам учреждение.
Подготовьтеськ приему.
Возьмите с собой ВСЕдокументы. Не только те, которые вамназвал секретарь и с которых вы сняликопии. А все, которые могут иметь отношениек вашему вопросу, а также документы,подтверждающие ваши родственные связи(свидетельство о рождении, о браке,разводе, документы на детей). В законе,конечно, указано, что чиновники не имеютправа требовать от вас «лишние» бумаги,которые не указаны в четких перечнях.Но они все равно требуют! Подумайте, чтопроще – взять лишнюю бумажку илидобиваться правды в еще несколькихочередях у «начальника этогоначальника».
Произведите оплатувсех необходимых квитанций и сделайтес них ксерокопии. Это нужно, если выотдадите оригинал квитанции чиновнику,а с вашими документами что-то случится.Копии оплаты оставьте у себя.
Передприемом.
Придите на прием немногораньше, чем вы записаны. Если очередь«живая», то лучше подойти где-то заполчаса до начала приема. Зарегистрируйтесвое посещение в специальном журналеу секретаря. Благодаря этому простомуприему вы можете быть уверены, что учиновника не образуются «срочныедела».
Пока ожидаете приема,ознакомьтесь с информацией на стендах.Проверьте, все ли вы захватили.
Есличиновника нет в назначенное время, нескандальте сразу. Он мог забыть выключитьутюг, его забрызгала проезжающая машина,заболел ребенок… Вспомните, ведь и выопаздываете на работу по очень уважительнымпричинам! Но если чиновник не появляетсядовольно долго (скажем, более получаса),попробуйте обратиться к заместителю.
Такжевы можете подать заявление (жалобу) наотсутствие чиновника, адресовав своеобращение органу или должностному лицу,которому он подчиняется. В заявленииукажите факт отсутствия чиновника врабочее время (дата, время с… по…), вашетребование объяснить причину этойситуации.
На приеме.
Преждевсего, поздоровайтесь! И улыбнитесь.Чиновник ведь пока ничего плохого вамне сделал, правда?
Рекомендуем назватьчиновника по имени-отчеству и четкопроговорить свое. То есть, ваша перваяфраза, после того, как вы открыли дверикабинета, должна быть такой: «Добрыйдень, Иван Иванович! Меня зовут ПетрПетрович». Во-первых, вы зададитедоброжелательный тон беседе. Во-вторых,вы устраните затруднение Ивана Ивановича,который видит вас впервые в жизни и незнает, как к вам обращаться. Ведь именноиз-за того, что чиновник не знает, каквас назвать, он сразу требует документы– там есть ваше имя.
Кратко и внятнообъясните суть вашего вопроса. Четкосформулированная цель визита – это ужеполовина его решения. Кроме того,чиновнику будет труднее увиливать илипереводить вашу беседу на другую тему.
Вдвух-трех предложениях объясните:
Чего вы хотите
- почему вы этого хотите
-что вы уже для этого сделали.
Например:«Я хочу оформить документ Х, посколькуу меня тогда-то возникло обстоятельствоY. Я был в департаменте Z, но сотрудникпо имени Василий Пупкин отправил меняк вам за разрешением на выдачу этогодокумента. Ваш секретарь по телефонупосоветовала мне взять такие-то документы,сделать такие-то копии и оплатить воттакой счет. Можете ли вы помочь?»
Затемпредъявите все документы, которые назвалсекретарь, а также будьте готовы показать«запасные».
Важные правила общенияс чиновником.
1. Отвечайте навопросы четко и понятно . Не рассказывайтесвою биографию и не описывайте мелкиедетали дела. Если это необходимо – вамзададут дополнительный вопрос.
2. Неподдавайтесь на провокации! Иногдачиновник может говорить с вами наповышенных тонах. Говорите спокойными уверенным голосом. Если ваш собеседникпереходит на крик, наоборот, говоритетише. Чтобы услышать вас, он должен будет«снизить громкость».
3. Придерживайтесьпринципа: «один вопрос – один визит» .Если даже у вас несколько вопросов,требующих решения, постарайтесь решитьдля начала самый простой из них. Так вызададите оптимистическое направлениевашему дальнейшему взаимодействию.
5. Неразрешайте чиновнику менять темуразговора . Вы пришли по конкретномувопросу, а не поговорить с ним по душам.Вопрос должен быть решен здесь и сейчас,если к этому нет законных препятствий.Если таковые имеются, они должны бытьвам названы, приведены ссылки назаконодательство (не их внутреннеераспоряжение, а именно украинскоезаконодательство, обязательное длявсех граждан), даны рекомендации, какэти обстоятельства могут бытьустранены.
6. Не разрешайте чиновнику«переводить стрелки» . Если ваш вопроснаходится в компетенции чиновника –он обязан им заниматься. Если не находится,он должен дать вам рекомендацию, к комуобратиться.
7. Держитесь уверенно .Вы пришли по законному праву, в законноевремя, по записи или в порядке очереди.Вы принесли все документы и счета. Выничего не нарушили, а реализуете своезаконное право. Почему вас должно что-тосмущать?
Помните! Этот чиновник –не ваш начальник, не теща, не судья, немилиционер . Он получает зарплату с вашихналогов и работает, чтобы решать вашивопросы, если они находятся в его ведении.Общайтесь с ним так, как бы вы общалисьс коллегой из другого отдела, равнымвам по должности.
Наверное, каждому человеку приходилось сталкиваться с государственными работниками в решении какого-либо вопроса, сегодня мы обсудим, как правильно разговаривать с чиновниками . Построение конструктивных отношений с органами власти, является одним из важнейших процессов во всех российских компаниях. Вам нужно понимать психологию власти, как именно власть принимает решения, какие силы влияют на власть и как разговаривать с чиновниками.
У простого обывателя, по отношению к чиновникам, существуют определенные устоявшиеся стереотипы. Мы считаем, что чиновника поставили на его занимаемую должность, что бы он решал наши проблемы. Но в то же время, мы свято верим, что без денег нам не решить серьезный вопрос. Мы считаем, что все чиновники принимают решение не только не по совести, но и не по закону. Страх перед чиновниками засел в головах людей еще с советских времен. Существуют определенные правила, которые позволят вам правильно разговаривать с чиновниками , но сначала вам нужно понять эту систему изнутри.
Мотивационный уровень
От уровня мотивации зависит то будет ли государственный деятель заниматься вашим вопросом или нет. Если вы будите правильно разговаривать с чиновником, в первую очередь быть любезным в беседе, и в добавок будите знать поверхностно законодательство российской федерации, это поможет вам решить конкретный вопрос.
Страх перед начальником
У чиновников есть свои руководители, которые дают им конкретные указания. Если вы будите знать эти правила и установки, хотя бы приблизительно, это позволит вам понять, как правильно разговаривать с чиновниками. Задача любого чиновника, как и любого работника, что бы начальство осталось им довольно, это вы можете использовать в своих целях.
Личные интересы чиновника
Это могут быть не только пресловутые «откаты». Это может быть любой человеческий интерес - желание помочь, простое любопытство и так далее. Исходя из практики, чем выше должность конкретного госработника, тем больше этому чиновнику хочется материальных благ. Прежде чем начинать общаться с чиновниками проведите анализ его личных интересов в этом вопросе.
Общественный интерес
Ирония такова - мы думаем, что для чиновника общественный интерес на первом месте, в действительности же на последнем. Это важно понимать, прежде чем начинать общаться с чиновниками.
Заинтересовать государственного деятеля решить отдельно взятый вопрос
Именно заинтересовать, звучит парадоксально, ведь фактически он на работе и получает за выполнение своей работы средства, которые кстати мы платим как налогоплательщики, тем не менее нужно его заинтересовать, таковы реалии жизни. Что бы заинтересовать, не достаточно только разговаривать с чиновником уважительно , и вы должны это понимать.
Общаться с чиновником нужно в определённых рамках. В процессе разговора с чиновником, вы должны выяснить для себя, как вы его можете заинтересовать и чем, от этого на прямую зависит решение вашего вопроса. Если у вас есть опыт и навыки, то лучше общаться с чиновником на юридическом языке, это будет подчеркивать вашу серьезность и осведомленность.
Как правильно общаться с чиновниками , зависит от видения ситуации, от ваших устоявшихся стереотипов. Вы должны понимать, как устроена власть на самом деле, а не как она должна по вашему мнению работать. Как правильно разговаривать с чиновниками, вопрос скорее риторический, но от того, как вы сориентируетесь в ситуации, зависит многое.
