Главная > Гормональная контрацепция > Официально-деловой стиль: примеры. Официально-деловой стиль документа, речи. Отрывок из документа. Деловое письмо после проведенной встречи


Официально-деловой стиль: примеры. Официально-деловой стиль документа, речи. Отрывок из документа. Деловое письмо после проведенной встречи




Официально-деловой стиль
Виды писем
Орсаг Юлия Витальевна,
доцент кафедры общественных дисциплин,
кандидат педагогических наук,
начальник отдела качества образования
Вологодского филиала РАНХиГС

Официально-деловой стиль

Что такое стиль? Стили речи
Разновидности языка, используемые для общения в различных
сферах деятельности, называют стилевыми разновидностями языка,
или стилями.
Пять типовых ситуаций, требующих использования различных языковых
средств:
ситуация непринужденного повседневного общения на бытовые темы
связана с использованием разговорной речи;
в ситуации официального общения, связанной с установлением прав и
обязанностей человека-гражданина по отношению к другим гражданам,
организациям, государству, используют официально-деловой стиль;
ситуация общения на научные темы формирует научный стиль;
ситуация публичного (прилюдного) общения на общественно-значимые
темы связана с употреблением языковых средств публицистического стиля;
ситуация творческого общения, преследующая цель создать эстетически
совершенное речевое произведение, образует язык художественной
литературы.

Общая характеристика
официально-делового стиля
Официально-деловой стиль – стиль, обслуживающий сферу официальноделовых отношений, обеспечивающий общение между органами власти и
управления, организаций между собой и гражданами в процессе их
производственной, хозяйственной, юридической и иной деятельности.
Тип социальной деятельности коллектива, который обусловил
возникновение стиля, - управленческая деловая деятельность.
Функция стиля – регулировать правовые и деловые отношения между
гражданами, учреждениями и государствами.
Форма речи, характерная для стиля, - письменная (при этом существуют и
устные жанры, используются в процессе деловых переговоров, на совещаниях).
Основные свойства стиля – точность, полнота изложения, объективность
при подаче информации, неличный характер, стандартизированность,
логичность, долженствующе-предписывающий характер.
Для официально-делового стиля не является характерным разнообразие
речи. Выразительность отсутствует.

Подстили официально-делового стиля
законодательный, или юридический (язык законодательных и
нормативных правовых актов). Жанры: конституция, закон, указ,
постановление. Предельно обезличен, требует особой четкости
формулировок.
административно-канцелярский
(канцелярский
или
административно-деловой). Жанры: устав, приказ, договор, справка,
доверенность, расписка, характеристика. Реализует две основные функции:
информационно-содержательнуюю и организационно-регулирующую.
дипломатический
(язык
международных
документов,
международной переписки). Жанры: пакет, декларация, верительная
грамота, нота). Отличается усложненностью речевых структур и особой
значимостью формул речевого этикета.

Требования, предъявляемые к языку и стилю
документов
Нейтральный тон изложения – это норма делового стиля.
Управленческая информация является официальной. Из языка документов
исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской
(слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами
преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).
Точность изложения обеспечивает однозначность восприятия текста,
исключает двусмысленность и недомолвки. Достигается употреблением
терминологической лексики, устойчивых языковых оборотов – «языковых
формул».
Ясность изложения определяется четкостью композиционной
структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и
четкостью формулировок.
Лаконичность (краткость) изложения текста достигается экономным
использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Общие языковые характеристики








- употребление так называемой канцелярской лексики: место
жительства,
надлежащий,
препроводить,
нижеподписавшийся,
получатель, возмещение и др.;

активировать);

Общие языковые характеристики
административно-канцелярского подстиля
- употребление сложных предлогов: в связи, в соответствии, в целях, с
целью, на предмет, в ходе, в течение, в случае, по сравнению, в части;
- употребление существительных на –ние, -ение, исполнение,
неисполнение, признание, получение, избрание, осуществление;
- исключение диалектной лексики, просторечных слов;
- широкое использование существительных, называющих лиц по
признаку, обусловленному действием или отношением (заявитель,
получатель, усыновитель);
- преимущественное употребление неопределенной формы глагола по
сравнению с другими глагольными формами;
- использование конструкций с прямым порядком слов.

Общие языковые характеристики
административно-канцелярского подстиля
- широкое использование языковых клише – готовых словосочетаний,
языковых конструкций, повторяющихся в различных деловых текстах в
неизменном виде (представляем на рассмотрение и утверждение, просим
рассмотреть, на основании изложенного);
- широкое использование глагольно-именных словосочетаний (оказать
помощь вместо помочь; оказать поддержку вместо поддержать;
произвести расчет вместо рассчитать);
- употребление канцелярской лексики: надлежащий, препроводить,
нижеподписавшийся, получатель, возмещение и др.;
- широкое употребление терминов (реквизит, акт, визировать,
активировать);

10.

Новые тенденции в практике документной
коммуникации
1) Перенасыщение текстов документов иноязычными словами и
терминами (англоязычными словами), недавно пришедшими в русский
язык: лизинг, холдинг, кастинг, делегировать, пролонгировать,
позиционировать, бренд, презентация).
2) Случаи использования слов других языков в иноязычной графике:
e-mail.
3) Тенденция двуименного официального обозначения (имя и фамилия)
официальных лиц (Владимир Путин, Дмитрий Медведев).
4) Расширение арсенала этикетных средств. Пополнение этикетного
словаря Мы счастливы предложить Вам…, Имею честь сообщить Вам
(архаизм), Пользуясь случаем, шлем Вам свои самые добрые пожелания.
5) Усиление личностного начала (для налаживания контакта,
поддержании отношений). Надежные партнерские отношения, Успешное
(плодотворное) сотрудничество.

11.

Виды писем

12.

Деловые письма
Деловое письмо – обобщенное наименование различных по
содержанию документов, служащих средством общения между
учреждениями, между учреждениями и частными лицами.
Особенности:
составляется на специальном бланке;
должно быть посвящено одному вопросу (может рассматриваться два
и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься
одно решение);
не должно быть большим по объему;
составляется грамотно, аккуратно, без исправлений, кратко,
логически последовательно, содержательно, с точными и ясными
характеристиками и выводами;
содержит объективные сведения об излагаемых событиях фактах, в
необходимых случаях сопровождается разъясняющими и дополняющими
материалами.

13.

Деловые письма
Официальный характер переписки и этика делового общения требует
высокого
качества
изготовления
документов
с
использование
персонального компьютера, в частности:
единого стиля оформления;
ровной линии строк, букв, правильного размещения пробелов между
знаками, буквами, цифрами;
соблюдения установленных полей;
правильного расположения реквизитов: заголовка, адресата, подписи,
приложений;
одинаковых абзацных отступов.

14.

Деловые письма
Не рекомендуется текст письма:
начинать с названия организации (Министерство природных ресурсов не
считает возможным …), так как письма оформляются на бланках, где уже
обозначено название организаций. Начинать текст письма с названия
организации (автора) допускается в случаях, когда в конкретной ситуации
общения необходимо подчеркнуть значимость автора, его особую роль или
заинтересованность в решении вопроса.
начинать со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос (На ваш
запрос от 12.04.2015 № 08-22/80 сообщаем, что), поскольку для записи
сведений о поступившем письме при ответе заполняется реквизит «Ссылка на
регистрационный номер и дату документа».
пересказывать содержание поступившего письма, поскольку у организацииавтора сохраняется копия письма. Исключение только являются письма-ответы
на обращения граждан, в которых необходимо изложить содержание
заявления, предложения или жалобы гражданина.

15.

Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки
документов.
Основное содержание – информирование корреспондента о высылке ему
определенных документов, также может содержаться дополнительная
информация, поясняющая содержание материалов, которые составляют
приложение к сопроводительному письму.
Используемое начало: Представляем, направляем, высылаем.
Например, В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам;
В подтверждение нашей договоренности направляем Вам, На основании
соглашения направляем Вам, Согласно Вашей просьбе высылаем.
Обязательный реквизит сопроводительного письма – приложение
(указывается количество листов и количество экземпляров).
Например, Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Приложение: 1. Заявление соискателя на 1 л. в 1 экз.
2. Выписка из трудовой книжки на 2 л. в 1 экз.
3. Список опубликованных работ на 12 л. в 1 экз.

16.

Письмо-просьба
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого получение информации,
услуг, товаров, инициирование действий, необходимых организации, автору.
Основное содержание – ситуация инициирования, вводная часть (события,
имевшие место), причина составления письма, просьба, вытекающая из ситуации.
Или: обоснование, описание, заключение.
Стандартные выражения: В соответствии с..(чем?) просим …; На
основании (чего?) предлагаем..; Согласно (чему?)…; Ссылаясь (на что?)....
Стандартные глаголы-просьбы: прислать, выслать, направить, сообщить,
подтвердить, предоставить, представить.
Используемое начало: В связи с … просим Вас рассмотреть вопрос,
обращаемся к Вам с просьбой, просим Вас предоставить информацию,
предлагаем Вам провести служебную проверку.
Например, В связи с тем, что служебные обязанности работников
администрации связаны с поездками по территории района, убедительно просим
Вас предусмотреть в бюджете района средства для приобретения автомобиля.

17.

Письмо-предложение
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое с
предложением сотрудничества, участия в различных мероприятиях и
других ситуациях.
Особая задача – привлечь внимание, заинтересовать, побудить к
действию.
Начало письма с конкретного предложения, а не с обоснования
или объяснения причин.
Например: Предлагаем Вам продолжить начатую в прошлом году
совместную работу по обучению персонала…..В подтверждении нашей
договоренности предлагаем Вам..
Основное содержание: что именно предлагается, перечислить
наиболее важные условия, цель данного предложения. Если предмет
предложения нуждается в детализации, конкретизации, пояснении, то эта
информации излагается в приложении или второй части письма.

18.

Письмо-ответ
Письмо-ответ (согласие, отказ) – разновидность писем, являющихся
ответами на поступившую просьбу, запрос, предложение.
Смысловые части: обоснование, принципиальное согласие (не согласие) с
предложением, дополнительная информация.
Общие фразы: Сообщаем Вам, что…, Доводим до Вашего сведения, что….,
Информируем Вас о том, что ….., Согласны рассмотреть Ваши предложения..,
Считаем невозможным применение данных методов …, Надеемся, что это не
отразится на дальнейших …, Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное
сотрудничество…
Не следует:
начинать текст фразой, указывающей номер поступившего запроса (ссылка на
дату и номер есть в реквизитах);
пересказывать в ответном письме содержание поступившего, связь
устанавливается с помощью заголовка текста.

19.

Письмо-сообщение
Письмо - сообщение, уведомление, извещение – письма,
направленные на информирование адресата о каких-либо событиях,
фактах, представляющих взаимный интерес (вызовы на совещания,
мероприятия).
Стандартные выражения писем-сообщений: Сообщаем Вам,
что…, Информируем Вас о том, что ….., Доводим до Вашего сведения,
что…., Считаем необходимым поставить Вас в известность, что…,
Ставим Вас в известность, что….
Письма-извещения, письма-уведомления: обычно начинаются
указанием даты, места, времени мероприятия. Уведомляем Вас о ….,
Уведомляем, что …

20.

Информационное письмо
Информационное письмо – деловое письмо, в котором сообщаются
адресату сведения официального характера (о свершившемся факте,
мероприятии и пр.). Письма носят типовой характер, большую рассылку.
В письмах содержатся отдельные положения законодательства или
иных актов, рекомендации, предложения по их применению, разъяснения.
Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до
двух-трех страниц.
Ранее это были «циркулярные письма» - письма, рассылаемые группе
адресатов в целях сообщениях какой-либо важной информации.

21.

Письмо-напоминание
Письмо-напоминание, письмо-требование – деловое письмо,
используемое в случаях, когда организация-корреспондент не
осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей
или принятых договоренностей. Письмо состоит из двух логических
элементов:
напоминания
о
выполнении
принятых
решений,
договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае
невыполнения.
Ключевые фразы письма-напоминания: Напоминаем Вам,
Вторично напоминаем Вам, Обращаем Ваше внимание на то, что….,
Ставим Вас в известность, что …, Считаем необходимым обратить
Ваше внимание на…
Ключевые фразы письма-требования: Требуем выполнить взятые
на себя обязательства, Срочно требуем выслать (предоставить,
перечислить, выполнить).

22.

Письмо-приглашение
Письмо – приглашение – деловое письмо этикетного характера,
особая разновидность письма-извещения. Отличается от письмаизвещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный
формат, цвет, дополнительные элементы.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или
лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату:
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемый Петр Михайлович!
Уважаемые господа!
В письмах-приглашениях могут использоваться следующие
выражения:
Приглашаем Вас принять участие в …
Просим Вас принять участие в ….
Имеем честь пригласить Вас…
Примите наше приглашение …

23.

Композиция делового письма
Композиция текста делового письма: последовательность смысловых
частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение).
С точки зрения композиции: простые и сложные (детальное описание,
анализ ситуации, мнений, доказательств).
Простые письма обычно состоят из одной-двух смысловых частей,
сложные письма – из трех и более.
Письмо, состоящее из одной части – это просьба без пояснения, напоминание без
преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности и прочее.
Письмо может состоять из двух смысловых частей: первая – обоснование (изложение
причин написания), вторая заключение (просьба, отказ, напоминание и пр.). Обоснованием в
письме может быть ссылка на документ (нормативный акт, распорядительный документ и
пр.) либо описание конкретных обстоятельств, сложившейся ситуации или формулировка
цели. Как минимум из двух композиционных частей должны состоять письма-отказы,
необходимо, чтобы отказ был обоснован.
К типу простых писем относятся сопроводительные письма, приглашения, извещения,
напоминания и др.

24.

Композиция делового письма
-
Сложные письма:
вступление, формулировка темы;
основная часть;
заключение.
Вступление – это формулировка темы письма, объясняющая причины или повод
написания.
Основная часть письма – смысловой центр, раскрытие темы, которая дается через
описание сложившейся ситуации, ее анализ. В этой же части письма приводятся
доказательства, позволяющие автору в заключительной части сделать вывод, высказать
предложение, мнение, сформулировать просьбу или отказ.
Заключение – это итог рассмотрения темы, представляющий собой вывод в виде
предложений, мнений. Требований, просьб, напоминаний и пр. Заключение обычно
начинается словом, являющимся ключевым в выводе (просим, предлагаем выполнить,
напоминаем о необходимости, сообщаем выводы комиссии, приглашаем принять участие,
рекомендуем и пр.). Если в заключении содержится отказ, он формулируется как
отрицание: не располагаем, не нуждаемся, не считаем целесообразным, не можем
обеспечить и пр.

25.

Речевой этикет делового письма.
Стандартные выражения для связи
содержательных аспектов письма.

26.


Выражения, подтверждающие получение письма, документов:
Сообщаем, что Ваше письмо получено нами, Подтверждаем получение
вашего письма.
Выражение благодарности: Благодарим вас за…, Заранее
благодарим за …, Признательны Вам за….
Выражения, объясняющие мотивы: В связи с тяжелым
экономическим положением, В соответствии с протоколом.., В ответ на
вашу просьбу, Учитывая социальную значимость объекта, По причине
задержки оплаты, Учитывая изменившуюся ситуацию.
Указания на цель: В целях выполнения распоряжения, В целях
повышения эффективности деятельности, Во исполнение Федерального
закона от.…№ .. «О..», Для согласования вопросов.

27.

Устойчивые языковые конструкции
Отправка
документов
или
материальных
ценностей:
Представляем Вам, Высылаем Вам, Возвращаем Вам … для (в связи с …).
Отказ и отклонение: Ваше предложение отклонено по следующим
причинам,
Вынуждены
отклонить
ваше
предложение
из-за,
Представленный вами проект не может быть принят (утвержден) по
следующим причинам, Ваше предложение не может быть нами принято
по причине, В связи с … вынуждены отклонить ваше предложение.
Подтверждение:
Подтверждаем
(получение,
согласие),
С
благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа, Организация
подтверждает согласие (предварительную договоренность), Заверяем Вас
в том, что готовы.
Извещение: Сообщаем Вам, что (совещание …состоится), Ставим
Вас в известность, что руководство приняло решение о (Ваше
предложение принято), Информируем, что мы не располагаем
интересующей Вас информацией.

28.

Устойчивые языковые конструкции
Выражение просьбы: Просим Вас, Департамент просит
предоставить данные, Просим предоставить более подробную
информацию, принять меры.
Интерпретация собственной позиции: Наши обращения по
данному вопросу не привели к положительным результатам, В связи с …
не можем направить, принять участие, Возражений против проекта не
имеем.
Интерпретация действий другой стороны: Взятые Вами на себя
обязательства до настоящего времени не выполнены, Сложившаяся
ситуация не способствует развитию наших отношений.
Заключительные слова: Надеемся, что наша просьба будет
выполнена, наши предложения будут встречены с пониманием, вопрос
будет решен положительно. Убедительно просим Вас решить вопрос
положительно, рассмотреть проект, дать заключение.

29.


Сожаление
Принцип применения знаков этикета – вежливость,
доброжелательность.
Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа,
задержки положительного решения, несогласия, предполагает
использование в начале ключевой фразы слов, выражающих
сожаление.
К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия.
К сожалению, проблемы с неплатежами не позволяют нам
воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время.
С сожалением вынуждены сообщить о невозможности….

30.

Речевые формулы делового этикета
Благодарность
В ответах на предложение, запрос, приглашение, поздравление,
своевременный ответ и прочее используются слова благодарности.
Благодарим Вас за своевременный ответ.
Благодарим Вас за предложение …
Позвольте выразить признательность за участие в …

31.

Речевые формулы делового этикета
Выражение чувств
Выражение лучших чувств: радости, надежды, уверенности,
одобрения, признательности – определяют тональность восприятия,
которая влияет на отношение адресата к сообщаемому.
С удовольствием приглашаем Вас принять участие в …
Имею честь пригласить Вас
Мы были бы рады видеть Вас
Мы надеемся, что Вы найдете время для …

32.

Речевые формулы делового этикета
Заключительные фразы письма
Заключительные фразы письма особенно важны для
закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать
деловое общение.
Заранее благодарим.
Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Надеемся на дальнейшие взаимовыгодные и добрые отношения.
С удовольствием рассмотрим другие варианты.
С интересом ждем от Вас новых предложений.
Мы уверены в продолжении
реализации проекта…
взаимодействия
в
рамках

33.

Стандартные выражения для связи
содержательных фрагментов письма
Для связи аспектов и содержательных фрагментов писем
используют стандартные выражения:
Во-первых, во-вторых, в-третьих.
Прежде всего…Затем…В заключение…
Переходя к следующему вопросу…
Что касается вопроса о …
Учитывая все вышесказанное …
Исходя из вышесказанного…
В связи с необходимостью вернуться к вопросу о ….
Подводя итоги, необходимо подчеркнуть….
В заключение выражаем надежду на …
В заключение хотим напомнить Вам

16 Апр

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.

Сегодня вы узнаете:

  1. Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
  2. Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
  3. Как правильно написать деловое письмо.

Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.

Зачем нужна деловая переписка

Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.

Отличия деловых писем от других

Основные отличия состоят в следующем:

  • Стилистика изложения;
  • Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
  • Оформляется на официальном бланке компании;
  • Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
  • Редко занимают объем более 1 страницы;
  • Наличие строгой служебной субординации.

Виды деловых писем

Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

Письма, отвечать на которые не нужно.

  • Гарантийное письмо;
  • Сопроводительное;
  • Информационное;
  • Письмо-предупреждение;
  • Письмо-напоминание.

Письма, на которые нужен ответ.

  • Обращение;
  • Предложение;
  • Запрос;
  • Требование;
  • Прошение.

Некоммерческие письма.

  • Письмо-приглашение;
  • Письма с выражением соболезнования;
  • Письма с выражением благодарности;
  • Письма с информированием о чем-либо;
  • Письма, в которых содержатся рекомендации;
  • Гарантийные письма;
  • Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
  • Письма с поздравлениями по разным поводам;
  • Письмо-просьба;
  • Письма с инструкциями;
  • Сопроводительные письма.

Письма коммерческой направленности.

Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.

К ним относятся:

  • Письма с ответами на запросы;
  • Непосредственно запрос;
  • – письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
  • Претензия;
  • Напоминание;
  • Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.

Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:

  • Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
  • Составленные по строгому образцу.

По адресатам.

  • Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
  • Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
  • Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.

Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:

  • Отправленные в виде факсового сообщения;
  • Отосланные по электронной почте;
  • Те, что отправлены в обычных конвертах.

Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.

Секреты правильного оформления

Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

Стилистика.

Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

Требования к изложению информации.

Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:

  • Адресно, предназначается конкретному лицу;
  • На дату написания вся информация должна быть актуальна;
  • Достоверно;
  • Беспристрастно;
  • Аргументировано;
  • Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.

Бланк.

Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.

  • Для написания делового письма используются листы формата А4;
  • Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
  • Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
  • Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
  • Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.

Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.

Нумерация.

Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.

Деление на части.

Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.

Наличие исправлений.

Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.

Используемые реквизиты.

Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:

  • Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
  • Название компании полностью;
  • Номера факса и телефона;
  • Номер банковского счета;
  • Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
  • Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
  • Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.

Деловое письмо после проведенной встречи

Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для . Как отразить это в письме, обсудим дальше.

  1. Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
  2. Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
  3. Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
  4. Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
  5. Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
  6. Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами «.
  7. Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам.. .».

Электронные деловые письма

Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.

Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.

Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.

Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.

Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

  • Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
  • Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
  • Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
  • Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.

Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

1 этап. Указываем адресата.

В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.

2 этап. Обращение.

Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.

Пример : Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.

3 этап. Изложение цели.

Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.

4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.

Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.

Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.

Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.

Как закончить деловое письмо

Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.

В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.

Приведем несколько примеров:

  • Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
  • Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
  • Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
  • Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
  • Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.

Как попрощаться с адресатом.

Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.

Приведем несколько вариантов:

  • С уважением к Вам…;
  • С пожеланием успехов…;
  • С наилучшими пожеланиями…

Ставим подпись правильно.

Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.

Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.

В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.

Деловые письма на английском языке

Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.

Дата написания.

Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.

Реквизиты получателя.

  • Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
  • Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
  • Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
  • Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

Указание адреса.

Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).

Как обратиться к получателю.

Стандартные обращения:

  • Dear Madam;
  • Dear Sir;
  • Dear Sir or Madam;
  • Dear Mrs;
  • Dear.

После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.

Тематика.

Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.

Основной текст.

Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.

Как попрощаться.

Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.

Оформление подписи.

Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.

Оформление приложений.

Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.

Что писать с заглавной буквы.

  • Фамилии и инициалы;
  • Наименования компаний;
  • Наименования городов, штатов и так далее;
  • Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
  • Первые слова в прощании;
  • Вступительные обращения.

Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.

Образцы деловых писем на русском и английском языках

Заключение

Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.

С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

  • Наименование.
  • Адрес.
  • Контактные телефоны.
  • Сайт.
  • Электронную почту.
  • Логотип.
  • Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

  • Изучение вопроса.
  • Написание проекта письма.
  • Его согласование.
  • Подписание.
  • Регистрация.
  • Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

  • Позицию адресата.
  • Характер отношений.
  • Официальность.
  • Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

  • Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
  • Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
  • Предметом общения является деятельность компании.
  • Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
  • Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

  • Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
  • Адресной, предназначенной конкретному адресату.
  • Актуальной в момент написания письма.
  • Достоверной и беспристрастной.
  • Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
  • Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

  • Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
  • Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
  • Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
  • Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
  • Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
  • Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
  • Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
  • Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
  • Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
  • Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

  • Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
    (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

  • Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
  • Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
    (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

  • Информационными.
  • Инструктивными.
  • Поздравительными.
  • Рекламными.

Также бывают письма:

  • Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

  • Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
  • Запросы.
  • Извещения.
  • Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

  • Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
  • Одинаковые языковые средства.
  • Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
  • Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Деловой текст

Официально-деловой стиль в текстах. Примеры

Каждый современный человек хотя бы раз в жизни сталкивался с необходимостью написать текст в официально-деловом стиле. Это обусловлено современными требованиями к общению между юридическими лицами, частными лицами и гос.органами, либо частными лицами и юридическими лицами. Проще говоря, обращаясь в организацию как представитель другой организации или как частное лицо, вы вынуждены будете писать текст в официально-деловом стиле.

Одним из наиболее встречающихся видов текстов в деловом стиле является коммерческое предложение.

Отправьте заявку на написание текста в деловом стиле по адресу: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Чтобы не грузить вас правилами написания официально-деловых текстов, сразу рассмотрим пару примеров.

Пример делового текста 1. Отсрочка.

Директору ООО ". "

Кузнецову Н. С.

Уважаемый Николай Сергеевич!

12 января мы получили от вас коммерческое предложение, в котором вы предлагаете нашему предприятию регулярные поставки металла для реализуемых нашей компанией проектов.

Наше руководство рассмотрело ваши условия и готово заключить с вами договор о намерениях и, в дальнейшем, договор о сотрудничестве. Единственным препятствием для плодотворного сотрудничества может стать невозможность поставки металлопроката с отсрочкой платежа, которую вы отказываетесь нам предоставить.

Просим вас ещё раз рассмотреть возможность предоставления отсрочки для партий большого объёма! В противном случае, мы будем вынуждены искать партнёров по регулярным поставкам металлопроката среди ваших конкурентов.

С уважением,

начальник коммерческого отдела Петрякова И. И.

Пример делового текста 2. Претензия

В марте текущего года наша компания заключила с вами договор на изготовление и установку пластиковых окон для оборудования офисных помещений. Общее количество окон составило 48 штук, сумма договора 593000 рублей.

Следуя договору, окна должны были быть установлены в срок до 1 сентября. На сегодняшний день работы выполнены лишь на треть, несмотря на полную оплату с нашей стороны.

Учитывая, что наша компания полностью выполнила обязательства по оплате, мы требуем в кратчайшие сроки выполнить работы по установке окон в полном объёме, а также устранить недостатки, описанные в ранее присланных претензиях, в срок до 1 ноября, либо вернуть нам денежные средства за невыполненные работы. Также мы намерены требовать компенсацию за причинённый ущерб.

В случае невыполнения вашей компанией взятых на себя по договору обязательств, либо в случае отказа в возврате денежных средств и выплаты компенсации, мы обратимся в суд РФ, а также составим жалобу в Прокуратору РФ по месту расположения вашей фирмы.

Другие примеры смотрите ниже, после прочтения правил написания текста в деловом стиле.

Правила написания делового текста

Теперь можно познакомиться и с правилами. Итак, из примеров видно, что главное правило делового текста - сохранять деловую стилистику. Что такое "деловой стиль" в текстах? Это, прежде всего, краткость изложения, отсутствие эмоций и факты.

В деловом тексте недопустимо применять эмоционально окрашенные выражения, просторечные обороты.

Первое, что нужно помнить, приступая к написанию делового текста в официальном стиле - ваша задача как можно более кратко изложить суть того, что вы хотите написать. Будь то жалоба на чьи-то действия (либо на бездействие), просьба в оказании помощи, претензия, требование или что-то другое.

Официально-деловой стиль чаще всего используется в бизнесе для составления коммерческих предложений, но и в частной жизни нам не редко приходится излагаться именно в деловом стиле, если речь идёт об общении с государственными структурами, либо о возникшей конфликтной ситуации, например, при покупке некачественного товара.

Для текстов в деловом стиле принято использовать определённые слова, что чётко видно во всех приведённых примерах.

"Следуя", "учитывая", "просим вас рассмотреть возможность", "просим оказать содействие" и т.п. Набор этих фраз зависит от ситуации, и конечно, вы должны научиться интуитивно чувствовать, когда нужно использовать фразу "просим вас", а когда "требуем".

Другие примеры текстов в деловом стиле

Официальный деловой стиль документа, языка, речи, письма, переписки, текста. Формальная лексика, особенности, примеры, шаблоны, образцы

Самое важное:

Помните про цель написания делового текста.

Главное в официальном документе - его понятность и читаемость.

Официальные документы читают очень занятые люди, которых постоянно что-то отвлекает. Деловые тексты должны быть предназначены для чтения в таких условиях.

Если с самого начала не приложить к тексту всю нужную аргументацию, то письмо рискует превратиться в затянувшуюся переписку.

Главная цель делового языка - точно и понятно донести смысл сказанного до собеседника или читателя. Все остальное - второстепенно. Формальный текст должен быть понятен и легко читаться. Стремиться к красоте формального текста не стоит, это же не художественное произведение. Написать красивый деловой текст дано далеко не каждому, да и смысла в этом никакого нет.

Примеры документов в деловом стиле

Не стремитесь к краткости. Краткость полезна только в дополнение к информативности и читаемости. Если для точного понимания смысла нужно написать еще несколько строк, обязательно напишите их. Представьте себе человека, который будет читать Ваш текст. Взгляните на текст его глазами. Сделайте текст удобным для чтения этому человеку. Задумайтесь, какие вопросы могут возникнуть у читателя, какие пояснения понадобились бы Вам, находись Вы на его месте. Сразу приложите все необходимые материалы и дайте необходимые пояснения.

К официальному тексту, если он имеет достаточный объем, имеет смысл делать приложения. В основном тексте излагать суть вопроса, в приложениях приводить обоснования. Такой текст намного легче читать.

Официальные тексты мы пишем для того, чтобы что-то от кого-то получить или добиться. Приступая к тексту, сосредоточьтесь на своей цели, сделайте текст таким, чтобы он вел к ней кратчайшим путем. Тогда текст получится хорошим.

Приступая к написанию официального текста, четко сформулируйте цель. с которой Вы пишете документ, и напишите эту цель на бумаге (набейте на компьютере), чтобы она (цель) была у Вас перед глазами. Все время помните о цели. Не уходите от темы. В Ваш документ нужно внести только то, что нужно для достижения цели, с которой этот документ написан. Не нужно никаких лирических отступлений, призывов, лозунгов, шуток и прочего лексического шума.

В официальных текстах проявление эмоций неуместно и вредит качеству. Например, вполне допустимо написать так: "Я была неприятно удивлена тем, что Ваш менеджер не предоставил мне скидку как постоянному клиенту". Тут Вы говорите, что обоснованно ожидали скидки и не получили ее. Но не следует писать так: "Вчера я посетила Ваш магазин, попросила у менеджера скидку. Но он мне ее не предоставил. Я была так расстроена, что не спала всю ночь. Это такой стресс для меня."

Не путайте официальный стиль написания текста с юридическим, публицистическим, литературным и другими. Для них выработаны совсем другие требования и каноны. Не смешивайте стили. Для справки, этот текст написан в публицистическом стиле. Примеры документов в официальном деловом стиле в конце статьи.

Местоимения

Используя местоимения, помните правило, что местоимениями мужского рода ("он", "который".) может быть заменено существительное мужского рода, которое употреблялось в тексте последним. местоимениями женского рода ("она", "которая".) может быть заменено самое последнее существительное женского рода, а местоимениями среднего рода ("оно", "которое".) - последнее существительное среднего рода. Местоимения множественного числа должны относиться к последним перечисленным объектам.

Например: Барак Обама и его супруга представляют собой идеальную пару. Они - чернокожие. Он - преуспевающий политик, она - активист зеленых технологий, возделывает экологическую грядку, которую разбила перед Белым Домом.

А так писать не стоит: Барак Обама, его супруга и их собака гуляют обычно втроем. Они представляют собой идеальную пару (вероятно, вместе с собакой). Он - преуспевающий политик, она (наверное, собака) - активист зеленых технологий, возделывает экологическую грядку.

Местоимениями третьего лица в официальных текстах злоупотреблять не стоит, так как они в любом случае затрудняют чтение (помните про главную цель текста). Лучше лишний раз употребить существительное или сокращение. Не бойтесь повторения слов, если это необходимо для правильного и быстрого понимания текста.

Местоимение "Вы" в некоторых случаях пишется с большой буквы, а в некоторых - с маленькой. С большой буквы оно пишется, когда это - обращение к одному человеку. Например, "не могли бы Вы мне помочь", или "Прошу Вас". С маленькой буквы "вы" пишется, когда это относится к группе людей. Например, "Я обращаюсь к вам, представители разных регионов России, собравшиеся на этом съезде".

Структура официального текста

Еще раз вспомните про главную цель написания делового текста! Сейчас я отступил от еще одного правила написания формальных писем. Правило звучит так: Текст по-возможности должен излагаться последовательно. В тексте не должно быть ссылок на абзацы, которые были намного раньше или, что еще хуже, намного позже. Совсем избежать таких ссылок удается не всегда, но их должно быть минимальное количество. При написании документа всегда обращайте внимание на такие ссылки и старайтесь уменьшить их количество.

Если текст длинный, старайтесь разбить его на логические блоки. Иногда полезно в конце логического блока привести краткое резюме сказанного в нем. Блок может содержать пояснения и обоснования некоторой мысли. Эти объяснения могут отвлечь от самой мысли, так что коротко ее сформулировать в конце будет полезно. Если письмо короткое, относится к одной теме, то резюме можно сделать одно, в конце или самом начале текста. Стиль написания текста, когда Вы сначала формулируете мысль, а потом ее обосновываете, применяется в обращениях к очень занятым людям, чтобы они могли из первых строчек документа понять, о чем речь, вдуматься, согласиться сразу, не читая, или, если у них возникнут вопросы и сомнения, прочитать обоснование.

Официально-деловой стиль: примеры и принципы создания деловых текстов

Официально-деловой стиль создания текстов – это не только вещь полезная и нужная в повседневной жизни, но и прибыльная, если Вы занимаетесь копирайтингом. Такие тексты сейчас особенно в цене, и за них заказчики платят неплохие деньги. Не верите? Посудите сами: грамотно составленная жалоба может склонить решение тех или иных инстанций в Вашу сторону, позволив Вам получить преимущества или избежать затрат. Это актуально для всех, поскольку живем мы в бюрократическом обществе, где самое сильное слово имеют деловые бумаги. Сегодня мы рассмотрим официально-деловой стиль на практике, изучим принципы создания деловых текстов и приведем примеры делового стиля.

Примеры делового стиля окружают нас повсюду. Допустим, Вы блоггер, и уличили другого блоггера в бессовестном воровстве Вашего контента. Что вы делаете? Вы грамотно пишете обоснованную жалобу с доказательствами хостеру или службе поддержки поисковой системы и ждете положительного результата по. В зависимости от того, насколько грамотно жалоба будет составлена, насколько точно в ней будет выдержан деловой стиль, во многом определяется решение по Вашему вопросу.

Итак, деловой стиль – это среда официальных отношений. Деловой стиль используется в:

  • Юриспруденции
  • Экономике
  • Правительственных кругах
  • Сфере рекламы
  • Международных отношениях

    • Как видите, весь бюрократический аппарат использует исключительно деловой стиль. Вот почему умение создавать деловые тексты может сослужить Вам не только практическую службу, но и принести финансовую выгоду в том случае, если Вы составляете официальные тексты для других людей.

    Как и любой другой стиль письма, официально деловой стиль имеет ряд присущих только ему характеристик. Именно их мы сейчас и рассмотрим.

    1. Официально-деловой стиль: качественный объем

    Текст официально-делового стиля должен быть максимально сжатым: все четко, конкретно, по существу. Лишних деталей быть не должно. Это обязательное требование, и этому есть даже логическое объяснение. Представьте, что Вы работаете в службе поддержки Яндекса. К Вам каждый день приходят горы писем. Разумеется, в Ваших же интересах, чтобы эти письма были как можно короче и как можно четче обрисовывали суть проблемы.

    Пример официально-делового стиля №1

    Неверно: А потом озлобленный Пупкин как разгонется, да как с размаху зарядит битой по машине Сидорова, проклиная его, на чем свет стоит.

    Верно: Пупкин ударил машину Сидорова битой.

    2. Официально-деловой стиль: эмоциональность

    Официально-деловой стиль должен быть лишен эмоций. Даже если Вы пишете гневную жалобу на своего заклятого врага, Ваши тексты не должны иметь никакой эмоциональной окраски. Четкость, точность и хладнокровие. Неважно, кто составляет текст – дипломат или плотник, профессор или дворник – в официально-деловом стиле индивидуальность не должна проявляться.

    Пример официально-делового стиля №2

    Неверно: А потом этот подлец, этот мерзавец, этот негодяй недобитый Сидоров написал на моем заборе такое, ой… Такое написал он красной краской, что вам и не снилось, а потом убежал, представляете?!

    Верно: Сидоров, используя красную краску, написал на моем заборе ряд нецензурных слов и скрылся.

    3. Официально-деловой стиль: лексика

    Лексика официально-делового стиля часто содержит отглагольные существительные, сложные союзы и устойчивые словосочетания:

  • На основании…
  • В соответствии с…
  • Исходя из…
  • За счет…
  • По той причине что…
  • В силу…

    • Стоит также отметить, что деловому стилю свойственно употребление местоимений первого лица, что, например, недопустимо в научном стиле.

    Пример официально-делового стиля №3

    Исходя из письменного заявления Пупкина П.П. принимая во внимание его активную трудовую деятельность, а также в соответствии с п.п. 10.3 и 11.5 КД ОАО «ПупкинсКомпани», приказываю оказать материальную поддержку проекту интеграции технологии «Стелс» в систему «Паук» Пупкина П.П. в размере 1000 (одной тысячи) базовых величин.

    4. Официально-деловой стиль: структура

    Структура официально-делового стиля часто диктуется видами документов, в которых этот стиль используется. Например, заявление должно быть написано строго по общепринятому образцу.

    Деловой стиль выделяется жесткой логической структурой и может содержать длинные предложения, в которых явно прослеживаются логическая и смысловая связь. Также для этого стиля характерны перечисления и прямой порядок слов.

    Пример официально-делового стиля №4

    В соответствии с постановлением №5 от 28 апреля 2011 года, отменяются положения, принятые на 35 съезде народной партии копирайтеров, предусматривающие использование готовых шаблонов для выполнения заказов индивидуальных предпринимателей, прошедших государственную регистрацию до 22 августа 2009 года и имеющих при себе удостоверение личности, хозяйственный договор, и право на пользование услугами копирайтера в течение как минимум года.

    Резюме: итак, подведем итоги. Официально-деловой стиль характеризуется:

  • Жесткой логической структурой
  • Нулевой эмоциональностью
  • Конкретикой и фактами
  • Соответствующей терминологией и оборотами
  • Местоимениями от первого лица

    • А умение создавать тексты делового стиля позволят Вам не только решать свои бюрократические вопросы более эффективно, но и помогать решить эти проблемы другим, получая за это свой коммерческий интерес.

    Стиль написания деловых писем

    Деловые письма принято писать деловым стилем, который, являясь официально-деловым, существенно отличается от других стилей языка: научного, художественного, разговорного.

    Официально-деловой язык имеет ряд специфических особенностей и ограничений, к которым относятся:

    Деловое письмо обычно готовится по одному вопросу, в случае обращения в одну и ту же организацию по разным вопросам рекомендуется подготовить отдельные письма по каждому из них

    Характер делового письма официальный путем соблюдения субординации в тексте письма

    Нейтральность, которая характеризуется строгим изложением сути обращения без использования разговорной лексики и образных слов, в письме не должно быть слов с уменьшительными или увеличительными суффиксами и междометия

    Точность и ясность формулировок, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма

    Использование языковых (шаблонных) формул, применяемых для мотивации того или иного действия, например:

    Оплату гарантируем

    В соответствии с Вашим письмом

    Просим рассмотреть вопрос

    Направляем и т.д.

    Лаконичность текста письма, что достигается исключением из текста оборотов, несущих двойственный смысл

    Использования терминов и сокращений, что обеспечивается применением в тексте письма отраслевой терминологии и общеизвестных сокращений (СНГ, ОДКБ, кв. м и т.д.)

    Использование последовательного подчинения слов в родительном и творительном падеже (согласно штатному расписанию.)

    Использование в тексте письма простых и коротких предложений с прямым порядком слов в предложении.

    При подготовке текста делового письма необходимо кроме вышеприведенных постулатов учитывать, что по характеру обращения в письме, языку и точности изложения сути вопроса адресат будет судить не только о подписанте письма, но и о всей организации в целом.

    Распространенные вопросы и решения

    Официально-деловой стиль: примеры. Официально-деловой стиль документа, речи

    Стилистика русского языка разнообразна. В каждой жизненной ситуации есть определенные нормы общения. В официальной сфере тоже существуют специфические нормы, которые иногда идут вразрез с общеязыковыми. Это особенность официально-делового стиля. Он сухой и пресный, все обороты в нем однозначны и постоянны.

    Официально-деловой стиль: определение

    Официально-деловой стиль - это стиль деловодства и законодательных актов, который формировался на протяжении многих лет. Его характерной особенностью считается постоянство в использовании одних и тех же слов и лексических оборотов.

    Официально-деловой стиль, примеры которого периодически встречает в своей жизни каждый человек, должен быть понятным и однозначным. К тому же все его жанры пишутся по одним и тем же шаблонам. Иногда, чтобы получить новый документ, достаточно просто переписать 2-3 слова.

    Стилистические особенности

    Как и любой другой, он имеет свои характерные признаки. Официально-деловой стиль в деловых текстах характеризуется точностью и однозначностью изложения, долженствующее-предписывающим характером, полной безличностью, отсутствием любым эмоциональных проявлений, стандартностью и стереотипностью.

    Любой документ должен быть трактован только в одном ключе. Поэтому все изложенные в нем данные имеют однозначный характер, потому как иное означает неразбериху и беззаконье в любых делах.

    Поскольку это стиль деловодства, он используется для регулирования официальной сферы жизни человека и общества. Все, что в нем излагается, должно быть беспрекословно исполнено.

    Никакой личной характеристики или субъективных трактовок в документах не может быть. Поэтому официально-деловой стиль русского литературного языка допускает изложение личной информации только в незначительных документах типа заявления или объяснительной для аргументации необходимости того или иного действия.

    Однозначность изложения трактует и высокую степень стереотипности. Она присутствует на всех уровнях стиля: от набора лексем до общей структуры всего документа.

    Лексика стиля

    Как и любой другой, официально-деловой стиль в деловых текстах использует стандартный для себя набор лексем и оборотов. В первую очередь это слова из отрасли официального общения: предписываю, разрешаю, уведомляю, истец, глава, закон и им подобные. В других стилях они используются значительно реже.

    Второй характерной особенностью считается употребление постоянных выражений и штампов речи. Это делает любой текст предсказуемым, но в то же время совершенно однозначным: исходя из, принимая во внимание, в соответствии с.

    Примечательно, что, невзирая на высокий уровень безличностности, в официально-деловом стиле допускается использование местоимений и глаголов первого лица. К сравнению, в научном стиле это совершенно не приемлемо.

    И последняя особенность - это наличие сухой, немного устаревшей канцелярской лексики, которая в других стилях звучит неуместно и несколько комично: имеет место быть, находится в состоянии алкогольного опьянения, жидкость, внешне похожая на коньяк.

    Синтаксические конструкции

    По постоянству синтаксических конструкций каждый человек легко определит официально-деловой стиль. Примеры его хорошо известны каждому из школы. И наверняка не раз в жизни приходилось писать заявление или протокол.

    На синтаксическом уровне в первую очередь отмечается наличие небольших конструкций, простых предложений, минимальное количество усложнений, таких как однородные члены предложения или вставные конструкции. Это диктуется необходимостью простоты и однозначности в понимании изложенной в документе информации.

    На уровне текста наблюдается высокий уровень стандартизации его структуры. К примеру, каждое заявление начинается с шапки в верхнем правом углу, в которой указывается, кто и к кому обращается. Далее идет сам текст заявления, который заканчивается датой и подписью обращающегося. Верхний левый угол документа оставляется для наложения резолюции по данному заявлению. Такая же стандартизация характерна для всех остальных жанров.

    Отрасли применения

    Довольно большое распространение имеет официально-деловой стиль речи. Примеры текстов встречаются любому человеку постоянно. Поэтому этот стиль разделен на несколько подстилей, в зависимости от отрасли применения.

    Законодательные документы используются для формирования нормативно-правовой базы общества. Она предписывает правила, по которым должен жить каждый человек, подпадающий под влияние конкретно этого документа. Также в законодательных актах устанавливается наказание за невыполнение предписаний.

    Юрисдикционная отрасль констатирует нарушение и назначает наказание за него. Здесь же находятся и прошения о помиловании и пересмотре дела в связи с определенными доказательствами или обстоятельствами.

    Очень распространен административный официально-деловой стиль. Примеры таких документов даже изучаются в школьной программе. Сюда относятся документы, регулирующие деятельность отдельных организаций и их взаимодействие с отдельно взятыми личностями.

    И последняя отрасль - дипломатическая. От правильности ведения документации в этой сфере зависят отношения между государствами. Одна неправильная запятая или слово может стать причиной глобального конфликта.

    Жанры

    На практике официально-деловой стиль речи примеры текстов имеет самые разнообразные. Назвать абсолютно все жанры в одной статье будет довольно проблематично. Поэтому остановимся на самых популярных из них, разделив их на группы в зависимости от отрасли использования.

    К законодательным документам относятся закон, акт, решение, указ. Составляются они на высших уровнях власти специально подготовленными людьми.

    В отрасли юристикции жанры официально-делового стиля в русском языке представлены приговорами, судебными решениями, кассационными жалобами, ордерами на обыск или задержание.

    Административные документы - одни из самых распространенных. Сюда принадлежат заявление, автобиография, приказ, рекомендация, факс, телефонограмма, расписка и многие другие.

    В дипломатии чаще всего используются договоры, пакты, соглашения, конвенции.

    Деловодство

    Уже немало сказано о том, насколько богат на жанры официально-деловой стиль. Примеры их использования встречаются постоянно. Это активный стиль, употребляемый повсеместно в повседневной жизни. Чаще всего простой человек сталкивается с ним в отрасли деловодства. При приеме на работу мы пишем резюме, автобиографию и заявление, подаем справки с предыдущего места работы.

    В основном у всех этих документов примерно одна и та же структура. Начинаются они с указания автора, составившего этот текст, далее идет изложение материла, которое заверяется подписью и печатью, если таковая имеется.

    Обобщение

    В русской филологии официальный деловой стиль документа, языка, речи имеет активный характер использования. Он высоко стандартизован и имеет определенный набор слов и выражений, использующихся вопреки некоторым законам языка.

    К примеру, тавтологии не являются стилистической ошибкой, поскольку способствуют однозначному пониманию, чего нельзя достичь использованием местоимений для более красивого литературного звучания.

    Каждый человек в своей жизни обязан уметь пользоваться этим стилем, поскольку он регулирует взаимодействие личности с организацией, государством и всем правовым миром в целом.