Главная > Эстрогены > Учет поступления денежных средств в кассу. Прием наличных денег в кассу


Учет поступления денежных средств в кассу. Прием наличных денег в кассу




Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером . Сокращенно его принято называть ПКО. Форма ПКО утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Там он называется: "Форма №КО-1". ПКО (его внешний вид мы рассмотрим чуть позже) состоит из двух частей - ордера и квитанции. При внесении денежных средств в кассу организации квитанция выдается внесшему их лицу, а ордер остается в организации.

Порядок движения ПКО по инстанциям организации, вкратце, выглядит следующим образом. Бухгалтер выписывает ПКО, на ПКО ставят печать организации, на нем расписывается главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), после чего ордер передается кассиру, который проверяет реквизиты ордера, получает по нему деньги и выдает квитанцию лицу, внесшему деньги.

Бухгалтер и кассир в автоматизированном учете кассовых операций

Еще до того, как мы познакомимся с особенностями заполнения документа, который используется в 1С:Бухгалтерии, давайте рассмотрим вопрос разделения функций бухгалтера и кассира при автоматизированной обработке кассовых ордеров.

Бухгалтер может сформировать приходный кассовый ордер , распечатать его на принтере (для того, чтобы поставить на бумажной копии ордера необходимые подписи и печати) и передать кассиру. При этом бухгалтер, после формирования электронного документа, записывает его в системе, но не проводит - то есть - нажимает на кнопку Записать в форме документа и не трогает кнопку ОК . После того, как документ записан - он будет сохранен в базе данных, но не сформирует никаких движений по регистрам. То есть - документ будет, но никакого воздействия на состояние учета, на состояние бухгалтерских регистров, он не окажет. Когда кассир завершит работу с ПКО, получит по нему нужную сумму - он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку Провести в форме документа.

Ну а если деньги по ПКО так и не будут внесены - документ так и останется записанным, но не проведенным, то есть на состояние учета он не повлияет.

Кстати, кассир, помимо вышеописанных манипуляций с ПКО, должен зарегистрировать ордер в кассовой книге (Ф №КО-4). 1С:Бухгалтерия берет на себя и формирование кассовой книги . Несмотря на то, что учет практически полностью автоматизирован, некоторые сведения - такие, как те же ПКО или листы кассовой книги - не доверены пока полностью электронике. Поэтому многое - в частности - листы кассовой книги , о которой мы поговорим ниже, приходится распечатывать, подшивать, хранить - как в обычной бухгалтерии.

Процедура обработки документов в каждой конкретной бухгалтерии может отличаться от стандартной. Кстати, это касается не только кассовых операций.

Оформление ПКО

Для того, чтобы открыть список документов для ПКО, нужно выполнить команду Касса > Приходный кассовый ордер . В появившемся окне списка нажмем на кнопку Добавить - отобразится окно для выбора вида документа.

Ниже перечислены виды документов, по которым можно организовать прием денежных средств, а так же приведены примеры операций с бухгалтерскими записями, содержащими корреспонденцию счетов. Обратите внимание на то, что здесь и далее мы будем, в основном, показывать схематические проводки, которые при ведении учета будут преобразованы к более подробному виду. Например, в 1С:Бухгалтерии счет 50 в проводках не используется - он представлен в проводках своими субсчетами.

Таблица 5.1. Виды ПКО и хозяйственные операции
№ Вид документа Хозяйственные операции Д К
1 Оплата от покупателя Поступила выручка, полученная от реализации товаров, работ, услуг 50 62
2 Прием розничной выручки Приняты денежные средства из операционной кассы в кассу организации 50.01 50.02
3 Возврат денежных средств подотчетником Сдан остаток подотчетной суммы наличными в кассу организации 50 71
4 Возврат денежных средств поставщиком Получены ранее уплаченные денежные средства от поставщика за недопоставленную продукцию 50 60
5 Получены денежные средства в банке по чеку №___ для целей _____ 50 51
6 Расчеты по кредитам и займам с контрагентами Получены денежные средства в счет возврата коммерческого кредита 50 76
7 Прочий приход денежных средств Оприходована выручка от реализации ОС, материалов, НМА и т.д. 50 91, 76
В ходе инвентаризации выявлены излишки кассы , выявленные излишки оприходованы в кассу 50 91
Получены денежные средства от сотрудников организации в счет возмещения ущерба от материально-ответственных лиц, выплаты за услуги и т.д. 50 73

Рассмотрим небольшой пример. 16.01.2009 в кассу организации поступили наличные денежные средства с расчетного счета в сумме 10000 рублей .

Для создаваемого ПКО выберем вид документа Получение наличных денежных средств в банке , откроется форма ПКО, которую нужно заполнить.

Здесь мы заполняем реквизит Сумма - вводим 10000 рублей, на вкладке Реквизиты платежа устанавливаем следующие параметры:

Напомним, что аналитический учет в разрезе счетов учета денежных средств (в частности, по счету 50 и его субсчетам) ведется по субконто Статья движения денежных средств (ДДС) . Наличие данного аналитического разреза предназначено для автоматизированного заполнения Отчета о движении денежных средств (Форма №4). Каждый "денежный" документ вам придется снабдить информацией о статье ДДС. Если Форма №4 вашей организации по каким-то причинам не нужна - аналитику по счетам учета денежных средств лучше всего отключить (Предприятие > Настройка параметров учета , вкладка Денежные средства ).

Вкладка Печать нужна для заполнения реквизитов, которые используются при печати документа. Для того, чтобы распечатать ПКО, нажмем на кнопку Печать . На экране отобразится форма ПКО - та самая Форма №КО-1, о которой мы говорили выше.

Нажмем кнопку ОК в окне документа, он будет записан, проведен и отобразится в окне списка документов Приходные кассовые ордера .

Часто после того, как документ записан и проведен возникает необходимость в уточнении подробностей о его проведении. Например - для того, чтобы узнать, какие именно проводки сформировал этот документ, в какие именно регистры были сделаны записи. Напомним, что для того, чтобы узнать подробности о проведении документа, нужно выделить его и нажать на кнопку , которая расположена на панели инструментов окна списка документов. Результат нажатия этой кнопки вы видите на рисунке ниже.

Причем, это окно дает не только данные о проводке, но и позволяет отредактировать ее вручную (установив соответствующую галочку), а так же получить полный отчет по проведению документа с подробной информацией обо всех движениях документа по регистрам. Для того, чтобы получить эту информацию, нажмите на кнопку Отчет по движениям документа в окнеРезультат проведения документа . Отчет по движениям документа отображает те же данные, которые отображаются в окне просмотра результатов проведения документа, однако, все они размещены на одном листе - это удобно для быстрого просмотра и для печати.

Ввод на основании

При заполнении ПКО и других кассовых документов (кстати, это касается вообще любых документов 1С:Бухгалтерии), очень удобно использовать механизм ввода на основании. Он позволяет ввести один документ на основании другого. Такой способ ввода документов выглядит вполне логичным - ведь документы довольно часто содержат повторяющуюся информацию и ее, эту информацию, вполне можно использовать.

Ввести ПКО можно на основании таких документов, как Счет на оплату покупателю , Реализация товаров и услуг , Отчет комиссионера о продажах , Отчет о розничных продажах .

ПКО и сам может послужить основанием для заполнения документа. Это могут быть документ Отражение начисления НДС , Расходный кассовый ордер , Счет-фактура выданный .

Теперь давайте рассмотрим выбытие денежных средств из кассы .

1С: Бухгалтерия 8.2. Понятный самоучитель для начинающих Гладкий Алексей Анатольевич

Поступление наличных денежных средств в кассу предприятия

Работа с приходными кассовыми ордерами ведется в режиме, который вызывается с помощью команды главного меню Касса? Приходный кассовый ордер. Также для этого можно воспользоваться соответствующей ссылкой, которая находится в панели функций на вкладке Касса. Независимо от того, каким способом вы воспользовались, на экране открывается окно со списком сохраненных ранее приходных кассовых ордеров (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Список приходных кассовых ордеров

Если вы только начинаете работать с программой, данное окно будет пустым, поскольку позиции в него добавляются по мере формирования и сохранения приходных кассовых ордеров. Для каждого документа в соответствующих колонках списка показывается следующая информация:

Признак проведенного документа («птичка»). На рис. 4.1 все представленные в списке документы являются проведенными.

Дата и время формирования документа.

Номер документа.

Вид операции по документу.

Сумма документа.

Валюта документа.

Контрагент по документу (в данном случае контрагентом является предприятие или частное лицо, от которого поступили наличные деньги по данному документу).

Наименование организации, от имени которой оформляется документ (обычно – собственной организации)/

Имя пользователя, ответственного за оформление данного документа.

Произвольный комментарий.

Чтобы ввести новый приходный кассовый ордер, нужно выполнить команду Действия? Добавить или нажать клавишу Insert. При этом отобразится окно выбора вида операции (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Выбор операции для создания документа

В данном окне нужно щелчком мыши выбрать вид операции, которая будет отражена в создаваемом документе, и нажать кнопку ОК. Отметим, что содержимое окна приходного кассового ордера, которое после этого отобразится на экране, зависит от выбранного вида операции. На рис. 4.3 показано окно, соответствующее виду операции Оплата от покупателя.

Рис. 4.3. Окно ввода и редактирования документа

Помните, что изменить вид операции по документу вы можете даже после его открытия. Для этого достаточно выбрать соответствующую команду в меню Операция, которое находится слева вверху окна рядом с меню Действия.

В верхней части окна присваиваются основные параметры, по которым впоследствии можно идентифицировать данный документ. В поле Номер указывается номер текущего документа. Значение данного поля формируется программой автоматически после записи документа (для этого нужно нажать кнопку Записать, расположенную справа внизу окна). При необходимости вы можете вручную отредактировать номер документа: чтобы включить данную возможность, выполните в меню Действия команду Редактировать номер (по умолчанию редактирование номера заблокировано).

Первое, что нужно указать при создании документа – это дату его формирования. Значение вводится в поле от, которое расположено справа от поля Номер. Вообще-то этот параметр заполняется автоматически, как только вы откроете окно ввода (здесь отобразится рабочая дата), но вы можете отредактировать его по своему усмотрению. Отметим, что после сохранения документа (это можно сделать с помощью комбинации клавиш Ctrl+S или нажатием кнопки Записать) к рабочей дате автоматически добавляется время сохранения документа. Помните, что ввод даты и времени формирования документа является обязательным: если поле от не заполнено, проведение документа по бухгалтерскому учету будет невозможным.

Затем нужно указать название организации. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. По умолчанию в поле Организация отображается название организации, которая ранее была выбрана в качестве основной в справочнике организаций.

Параметр Отразить в налог. учете нужно включить в том случае, если документ нужно провести не только по бухгалтерскому, но и по налоговому учету. В расположенном ниже поле Счет учета нужно указать счет, на котором ведется учет кассовых операций (обычно это счет 50.01 «Касса»).

Сумма наличных денежных средств, поступление которых в кассу предприятия оформляется данным документом, указывается в поле Сумма. Требуемое значение можно ввести вручную, а можно указать с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.

Основная часть параметров окна ввода и редактирования приходного кассового ордера находится в центральной части окна, которая содержит две вкладки: Реквизиты платежа и Печать.

Содержимое вкладки Реквизиты платежа показано на рис. 4.3. Первое, что здесь нужно указать – это название предприятия или ФИО физического лица, от которого в кассу поступили наличные деньги. Требуемое значение вводится в поле Контрагент следующим образом: в данном поле следует нажать клавишу F4 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне, содержимое которого формируется в справочнике контрагентов, установить курсор на требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать.

Следующий параметр, который нужно заполнить – это поле Договор. Здесь указывается номер или название договора с выбранным ранее контрагентом, в соответствии с которым в кассу предприятия поступили наличные деньги по данному документу. Предварительно этот договор должен быть внесен в справочник договоров контрагентов (порядок работы с данным справочником рассмотрен выше, в разделе «Справочник договоров контрагентов»). Чтобы указать договор, нажмите кнопку выбора и выберите его в открывшемся окне.

Ранее, в разделе «Справочник договоров контрагентов», мы уже отмечали, что расчеты с контрагентами могут вестись как по договору в целом, так и по расчетным документам. Если в справочнике для выбранного договора был указан последний вариант, то в поле Документ расчетов, которое находится справа от поля Договор, следует указать расчетный документ. Он выбирается в окне списка расчетных документов по выбранному договору, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Очевидно, что заполнить поле Документ расчетов можно только при одновременном выполнении следующих условий:

Заполнение поля Договор;

Ведение расчетов в рамках выбранного договора по расчетным документам.

Как мы уже отмечали ранее, в программе «1С Бухгалтерия 8» реализована возможность автоматического заполнения формы отчетности № 4 «Отчет о движении денежных средств». Но для использования данного механизма необходимо на счетах учета денежных средств вести учет в разрезе статей движения денежных средств. В окне ввода и редактирования приходного кассового ордера для этого предназначено поле Статья движения ден. средств: здесь из соответствующего справочника выбирается название статьи, на которую будет отнесена сумма по данной операции.

Ставка налога на добавленную стоимость указывается в поле Ставка НДС. После выбора ставки программа автоматически рассчитает сумму налога, которая появится в находящемся справа поле Сумма НДС.

В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Учтите, что данный параметр является обязательным для проведения документа по бухгалтерскому учету (если это поле не заполнить, то документ можно будет только сохранить с помощью кнопки Записать).

В программе реализована возможность деления суммы платежа на две части – оплату и аванс. Для использования данного механизма нужно в поле Счет авансов ввести номер счета, предназначенного для учета авансовых платежей.

Что касается вкладки Печать, то ее содержимое представлено на рис. 4.4.

Рис. 4.4. Вкладка Печать окна редактирования приходного кассового ордера

В соответствии с Правилами бухгалтерского учета, каждый платеж должен иметь соответствующее документальное подтверждение. Другими словами, любой платеж должен совершаться на основании чего-либо (договора, товарно-сопроводительного документа, и т. п.). На вкладке Печать в поле Основание с клавиатуры нужно ввести текст, объясняющий основание для совершения данного платежа. Если, например, по данному приходному кассовому ордеру контрагент оплачивает отгруженные ему ранее товары, то в поле Основание вводится номер и дата соответствующего товарно-сопроводительного документа (накладной).

Если к документу имеется одно или несколько приложений, то их можно перечислить в поле Приложение.

После ввода всех необходимых данных приходный кассовый ордер можно распечатать. Не забывайте, что предварительно документ должен быть сохранен с помощью кнопки Записать. Для вывода документа на печать нужно в нижней части окна нажать кнопку Приходный кассовый ордер, или нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать значение Приходный кассовый ордер.

Внизу окна (под его вкладками) в поле Ответственный можно указать имя пользователя, ответственного за оформление данного кассового ордера. По умолчанию здесь отображается имя пользователя, создавшего документ, но вы можете его изменить (при наличии соответствующих прав доступа). Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделить щелчком мыши пользователя, который назначается ответственным за данный документ, и нажать кнопку Выбрать.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.

Мы только что узнали, как выполняется ввод и редактирование приходного кассового ордера для вида операции Оплата от покупателя. Теперь рассмотрим характерные особенности кассовых ордеров, формируемых по другим видам операций. Подчеркнем, что эти изменения касаются только содержимого вкладки Реквизиты платежа.

Если необходимо оформить приходным кассовым документом операцию приема розничной выручки с торговой точки, выбирается вид операции «Приём розничной выручки». Учтите, что для автоматизированных торговых точек проводки по бухгалтерскому учету формируются документом «Отчет ККМ о продажах», а не приходным кассовым ордером. Для неавтоматизированной торговой точки необходимо установить соответствующий флажок в окне ввода кассового ордера, и после проведения документа проводки по бухгалтерскому учету сформируются автоматически. Для вида операции Прием розничной выручки окно ввода и редактирования приходного кассового ордера будет выглядеть так, как показано на рис. 4.5.

Рис. 4.5. Оформление приема розничной выручки

В данном окне на вкладке Реквизиты платежа в поле Склад нужно ввести название склада (места хранения), с которого был произведен отпуск оплаченных данным кассовым ордером ценностей. Чтобы заполнить поле, нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника складов (мест хранения)укажите нужный склад и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.

В поле Счет операционной кассы из справочника счетов, открываемого нажатием кнопки выбора, выбирается счет, на котором ведется учет денежных средств операционной кассы предприятия.

Что касается остальных параметров данного окна, то они нам уже знакомы.

Чтобы отразить в учете и отчетности факт возврата в кассу предприятия денежных средств, которые ранее были получены подотчетным лицом, используйте вид операции Возврат денежных средств подотчетником. На вкладке Реквизиты платежа окна ввода документа вам нужно будет определить значения только двух параметров – полей Подотчетник и Статья движения ден. средств (напомним, что управление отображением последнего поля осуществляется на вкладке Денежные средства окна настроек параметров учета, вызываемого с помощью команды главного меню Предприятие? Настройка параметров учета). В поле Подотчетник указывается ФИО подотчетного лица, возвращающего полученные ранее наличные деньги в кассу предприятия. Для заполнения поля нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц укажите подотчетника и нажмите клавишу Enter или кнопку Выбрать.

Для отражения в бухгалтерском учете сумм, возвращаемых поставщиками в наличном виде в кассу предприятия, предусмотрен вид операции Возврат денежных средств поставщиком. В данном случае окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя.

Получение наличных денег в банке и оприходование их в кассу предприятия – довольно распространенная операция (например, она необходима для получения денег для выплаты заработной платы сотрудникам предприятия). В данном случае оформляется приходный кассовый ордер с типом операции Получение наличных денежных средств в банке. Окно ввода и редактирования документа в данном случае будет выглядеть так, как показано на рис. 4.6.

Рис. 4.6. Оформление получения наличных денег, снятых со счета в банке

Здесь нужно определить значение трех параметров. В поле Банковский счет из справочника банковских счетов, который вызывается нажатием F4 или кнопки выбора, выбирается название счета предприятия, с которого были сняты наличные деньги. Учтите, что для выбора предлагаются счета только той организации, которая ранее была указана в поле Организация.

В поле Счет учета указывается счет учета денежных средств на данном банковском счете (например, 51 «Расчетный счет»). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Ну а порядок использования и заполнения поля Статья движения ден. средств мы уже неоднократно рассматривали ранее.

Для вида операции Расчеты по кредитам и займам с контрагентами окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя – с той разницей, что в нем будет отсутствовать поле Счет авансов.

Для вида операции Прочий приход денежных средств в окне ввода и редактирования документа на вкладке Реквизиты платежа будет находиться параметр Счет. В данном поле нужно указать счет бухгалтерского учета, который в проводке будет корреспондировать со счетом, указанным в верхней части окна в поле Счет учета.

После того как приходный кассовый ордер сформирован и проведен, можно посмотреть результат его проведения. Для этого нужно выполнить команду Действия? Результат проведения документа, которая имеется как в окне списка (предварительно нужно выделить щелчком мыши требуемый документ), так и в окне ввода/редактирования документа. На рис. 4.7 показан результат проведения документа, изображенного на рис. 4.3.

Рис. 4.7. Результат проведения приходного кассового ордера

На данном рисунке видно, что в результате проведения документа программа сформировала бухгалтерскую проводку на сумму поступивших в кассу предприятия наличных денежных средств. В проводке корреспондируют счета, которые указаны в соответствующих полях окна редактирования приходного ордера.

Из книги Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса автора Гладкий Алексей

Неполное оприходование поступающих в кассу наличных денег Среди недобросовестных бухгалтеров и кассиров получил распространение такой способ легкой наживы, как неполное оприходование поступающих в кассу предприятия наличных денежных средств. Отмечу, что этот вид

Из книги Банковский аудит автора Шевчук Денис Александрович

21. Инкассация наличных денежных средств. С целью ускорения обращения наличных денег и своевременного зачисления денежных средств на счёт предприятий и организаций банки осуществляют инкассацию денежной выручки.В каждой организации, с которой заключается договор на

Из книги Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве автора Бычкова Светлана Михайловна

4.3.3. Поступление основных средств в счет вклада в уставный (складочный) капитал, безвозмездное поступление или приобретение в обмен на другое имущество Внесение вкладов в уставный (складочный) капитал вновь образуемой организации или увеличение уставного (складочного)

Из книги Управление карточным бизнесом в коммерческом банке автора Пухов Антон Владимирович

Порядок выдачи наличных денежных средств держателям банковских карт Операции выдачи наличных через кассы или обменные пункты банков являются с операционной точки зрения наиболее простыми, но в то же время выполнение таких операций налагает высокую ответственность на

Из книги Методология и бухгалтерский учет банковских розничных платежей: карты, переводы, чеки автора Пухов Антон Владимирович

1.5. Отражение в бухгалтерском учете эмитента операций по выдаче наличных денежных средств с использованием банковских кредитных карт Примечание. В случае предоставления кредитов для расчетов по операциям, совершенным с использованием кредитных карт их держателями,

Из книги 1С: Бухгалтерия 8.2. Понятный самоучитель для начинающих автора

1.11. Отражение в бухгалтерском учете эквайрера выдачи наличных денежных средств держателям банковских карт 1.11.1. После поступления и обработки слипа и (или) электронного журнала (банкомата, терминала) на балансе эквайрера бухгалтерское оформление операции отражается

Из книги 1С: Управление небольшой фирмой 8.2 с нуля. 100 уроков для начинающих автора Гладкий Алексей Анатольевич

Глава 4. Учет наличных денежных средств Наличные денежные средства являются одним из ключевых объектов бухгалтерского учета. Ни одно предприятие в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности не может обойтись без наличных денег: как минимум, они

Из книги Типичные ошибки в бухгалтерском учете и отчетности автора Уткина Светлана Анатольевна

Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия Как мы уже отмечали ранее, факт выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером, который также является первичным учетным документом. Помимо прочих реквизитов, в

Из книги Бухгалтерский учет в медицине автора Фирстова Светлана Юрьевна

Автоматическая регистрация документов по учету наличных денежных средств В программе «1С Бухгалтерия 8» реализована возможность автоматического формирования журнала регистрации кассовых документов. Этот отчет содержит сведения обо всех первичных кассовых документах

Из книги Наличные денежные расчеты: с учетом последних изменений в законодательстве автора Корнийчук Галина

Платежное поручение на поступление денежных средств Поступление безналичных денежных средств на счет предприятия в банке должно быть подтверждено соответствующим документом – входящим платежным поручением. При отсутствии такого документа платеж не может быть

Из книги автора

Глава 7 Учет денежных средств предприятия Денежные средства являются одним из ключевых объектов учета на любом предприятии. В программе "1С:Управление небольшой фирмой 8.2" реализован мощный механизм учета денежных средств современной компании, реализованный в разделе

Из книги автора

УРОК 59. Приход наличных денежных средств Для отражения факта поступления наличных денежных средств в кассу предприятия предназначен документ Поступление в кассу. Чтобы приступить к работе с этими документами, нужно в панели навигации раздела Денежные средства

Из книги автора

УРОК 60. Расход наличных денежных средств Расход наличных денежных средств из кассы предприятия оформляется с помощью документа, который так и называется – Расход из кассы. Переход в режим работы с этими документами осуществляется с помощью ссылки Расход из кассы,

Из книги автора

Пример 21. Ошибки при отражении операций, когда подотчетное лицо не возвратило в кассу неизрасходованный остаток выданных денежных средств Работник получил деньги, приобрел товар, составил авансовый отчет, но неизрасходованный остаток в кассу не возвратил. Эту сумму

Из книги автора

Глава 3. Бухгалтерский учет финансовых активов (денежных средств). Порядок учета наличных денежных средств и кассовых операций (1-й ур.) Нормативная база Организация ведения кассовых операцийРасчеты наличными денежными средствами осуществляются через кассу и

Из книги автора

2.3. Правила хранения, приема и выдачи наличных денежных средств Хранение денежных средств Правила хранения денежных средств установлены в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации.При организации хранения свободных денежных средств в кассах

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

L

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .

Поступление наличных денег в кассу оформляют приходным кассовым ордером Форма ордера (№ КО-1) утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Приходный кассовый ордер имеет две части - ордер и квитанцию. Они содержат одинаковую информацию. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу, а ордер остается в организации.

Приходный кассовый ордер выписывается бухгалтером. Существуют определенные требования к заполнению приходных кассовых ордеров и других кассовых документов. В частности, ордер может быть заполнен вручную шариковой ручкой или с применением компьютерной техники. Исправления и помарки в ПКО не допускаются. Если при заполнении ордера произошла ошибка - его нужно выписывать заново. Приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), на ПКО нужно поставить печать организации таким образом, чтобы все ее содержимое оказалось на квитанции, которая, как уже было сказано, передается лицу, внесшему деньги в кассу.

После заполнения и регистрации ПКО передают в кассу. Это делается, минуя лицо, которое будет вносить деньги по ордеру.

После получения ордера кассир проверяет правильность его заполнения, подписывает ордер, принимает деньги и регистрирует ордер в кассовой книге (форма № КО-4). Приняв деньги, кассир отделяет квитанцию от ордера, передает ее лицу, внесшему деньги, на оставшийся у себя ордер кассир ставит штамп "Оплачено" с указанием даты оплаты ордера.

При выписке приходного кассового ордера указывается в специальной строке основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.

Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется его название, если от физического лица - фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.

В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления. На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом. Отрывную квитанцию заверяют печатью организации, регистрируют в журнале регистрации приходных кассовых документов в хронологической последовательности и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Если наличные деньги (например, на выдачу зарплаты) были получены в банке, то квитанцию подшивают к банковским документам.

Прием в кассу наличных денег, полученных с расчетного счета в банке, также оформляется приходным кассовым ордером. В этом случае в строке «Принято от» указывается наименование банка и номер чека, по которому получены деньги в банке, номер счета, а в строке «Основание» -- цели, на которые эти деньги получены

Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые материальные ценности между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого ЦБ РФ. «Расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее - индивидуальный предприниматель), между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей» Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя":. При этом под одним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно понимать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам. Речь идет о расчетах в рамках одного договора. То есть, если, например, организация заключила договор на поставку оборудования стоимостью 300000 рублей, даже в том случае, если оплата будет осуществляться поэтапно, она не имеет права выплатить поставщику более чем 100000 рублей в виде наличных денег. В то же время, если организация заключила с тем же поставщиком три договора по 100000 каждый - она имеет право рассчитаться по каждому из них наличными деньгами.

Для расчетов с физическими лицами предельный размер расчетов наличными не установлен.

Подотчетное лицо

Видео по теме

Через кассу предприятия проходят определенные суммы наличных денежных средств, которые поступают из различных источников и расходуются на нужды компании. При этом все кассовые операции должны быть документально оформлены и отражены в бухгалтерском учете. Оформление производится первичными документами, форма которых устанавливается постановлениями Госкомстата РФ.

Инструкция

Оформите поступление наличных сумм в кассу предприятия при помощи приходного кассового ордера по форме №КО-1. Данный документ может формироваться вручную или посредством различного программного обеспечения. Он выписывается в одном экземпляре и утверждается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, после чего заверяется печатью кассира. В строке «Основании» расходного кассового ордера указывается содержание хозяйственной операции , а в строке «В том числе» отмечается сумма НДС или ставится запись «без налога».

Используйте расходный кассовый ордер по форме №КО-2 для отражения выдачи наличных денег из кассы предприятия. Оформляется он по аналогии с приходным ордером. При этом к нему прилагается заявление или счет на выдачу денежных средств, на котором ставится разрешительная подпись руководителя компании.

Проверяйте правильность оформления расчетно-кассовых ордеров перед выдачей наличных денег из кассы. При этом сверяется подлинность подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия, а также наличие необходимых приложений. При несоблюдении данных требований кассир имеет право отказать в выдаче денежных средств и вернуть документы в бухгалтерию для переоформления.

Зарегистрируйте приходный и расходный кассовый ордер в специальном журнале кассовых документов по форме №КО-3. Отразите все операции по выдаче-приему наличных средств, произведенные в течение дня, в кассовой книге по форме №КО-4, которая проверяется главным бухгалтером и прикладывается к первичным документам, подтверждающим произведение расчетов.

Отражайте все кассовые операции на счете 50 «Касса». При этом поступление денежных средств начисляется на дебет счета, а выдача наличных списывается с кредита. В корреспонденции должен находиться счет, который характеризует хозяйственную операцию, по которой произошла выдача-прием указанной в суммы.

Видео по теме

В процессе осуществления деятельности руководители организаций осуществляют расчеты посредством кассы. При этом они должны соблюдать кассовую дисциплину, которая регламентируется Центральным банком РФ. В понятие «кассовые операции» входит прием денежных средств, хранение и расходование. Все эти движения должны быть оформлены в соответствии с российским законодательством.

Правила работы с кассой организации

Как правило, работать с кассой должен кассир. Именно с ним руководитель организации заключает договор о полной материальной ответственности. Если в штате нет такого сотрудника, на его должность может быть назначен и бухгалтер, и сам руководитель организации.

Ежегодно юридическое лицо должен согласовывать с банком лимит остатка денежных средств в кассе на конец рабочего дня. То есть наличные средства должны храниться в кассе только в том размере, который указан в расчете. Этот бланк вы можете взять в обслуживающем финансовом учреждении, заполнить и подать до наступления нового календарного года. Если вы это не сделаете, средства хранить в кассе организации вы не имеете право.

Поступление денежных средств в кассу

Деньги могут поступить в кассу из разных источников, например, с расчетного счета организации, от контрагентов, от учредителей, от подотчетных лиц и т.д. В любом случае вы должны оформить приход денег документально, для этого используйте приходный кассовый ордер (форма №КО-1). Оформлять документ нужно в единственном экземпляре. Отрывную часть, подписанную кассиром и главным бухгалтером, вы должны отдать тому человеку, который внес деньги.

Приходный кассовый ордер подшивается к отчету кассира и регистрируется в книге регистрации кассовых документов (форма №КО-3).

В бухгалтерском учете вы должны сделать следующие проводки:

Д50 К51 – поступили средства в кассу с расчетного счета организации;

Д50 К62 – поступили средства в кассу от контрагентов;

Д50 К71 – поступили средства в кассу от подотчетного лица;

Д50 К75 – поступили средства в кассу от учредителя

Д50 К90.1 – поступили средства в кассу в результате продажи.

Выдача денежных средств из кассы

Все движения наличных средств также должны быть оформлены документально и отражены в бухгалтерском учете. Для этого используется расходный кассовый ордер (форма №КО-2). Средства могут пойти на оплату заработной платы, на выдачу сумм подотчет, для сдачи средств на расчетный счет и т.д. Заполненный расходный документ должен быть зарегистрирован в книге учета кассовых документов и подшит к отчету кассира.

В бухгалтерском учете кассовых операций сделайте следующие проводки:

Д70 К50 – выплачена заработная плата сотрудникам организации;

Д71 К50 – выданы средства подотчет;

Д60 К50 – выданы средства поставщику за товар.

Если в организации существуют несколько касс, например, в случае нескольких подразделений, в штате предприятия должен быть главный кассир. Именно он заполняет книгу учета принятых и выданных кассиром наличных (форма №КО-5). Все операции, осуществляемые с участием кассы, должны быть отражены в кассовой книге (форма №КО-4). В конце отчетного периода книга прошивается, нумеруется и скрепляется печатями организации и подписью руководителя и главного бухгалтера.

Подотчетное лицо

Подотчетное лицо – это человек, которому выданы денежные средства из кассы. Это лицо может быть только сотрудником компании. Он должен отчитаться за полученную сумму.

Существуют следующие требования выдачи средств подотчет:

Он должен подать документы, подтверждающие расход наличных (чеки, квитанции, счет-фактуры и т.д.). Если средства потрачены не все, подотчетное лицо должен их сдать назад;

Передавать подотчетных средств одному сотруднику от другого запрещается.

Возвращая подтверждающие документы, подотчетное лицо должен знать, что квитанции, чеки, счета-фактуры должны быть заполнены верно, расходы должны быть экономически обоснованными.

Видео по теме